36 C
Hanoi
Thứ Ba,22/06/2021
spot_img
More

    Hướng dẫn áp dụng ISO 9001

    ISO 9001:2015 – Rủi ro và cơ hội

    Theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tổ chức phải xác định rủi ro và cơ hội từ bối cảnh của tổ chức, các bên quan tâm và các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng.

    Theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, tổ chức phải xác định rủi ro và cơ hội cho ba vấn đề lớn như:

    Rủi ro và cơ hội từ bối cảnh tổ chức (4.1);

    Rủi ro và cơ hội từ các bên quan tâm (4.2);

    Rủi ro và cơ hội từ các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng (4.4).

    Không phải các rủi ro nào tổ chức phải kiểm soát, chỉ những rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đạt được các kết quả như dự định của QMS thì chúng ta mới kiểm soát. Để xác định các rủi ro ảnh hưởng đến khả năng đạt được kết quả như dự định của QMS chúng ta phải xây dựng quy trình và tiêu chí đánh giá rủi ro.

    Xây dựng quy trình và tiêu chí đánh giá rủi ro:

    Việc đầu tiên khi thực hiện đánh giá rủi ro là phải xây dựng kỹ thuật đánh giá, sau đó mới xác định rủi ro.

    Việc đánh giá rủi ro được thực hiện theo TCVN ISO 31010:2013 Kỹ thuật đánh giá rủi ro. Để tiện chúng tôi xin giới thiệu đánh giá rủi ro theo ma trận giữa khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng.

    a. Phương pháp đánh giá rủi ro:

    –     Phương pháp đánh giá rủi ro dựa vào Mức độ ảnh hưởng (M) và Khả năng xảy ra (K)

    Rủi ro R = M x KĐánh giá cho điểm ảnh hưởng
                          Độ ảnh hưởng (M)Khả năng xảy ra (K)12345
    5510152025
    448121620
    33691215
    2246810
    112345

    –     Tiêu chí đánh giá định lượng cho mức độ ảnh hưởng (M): quy định cụ thể từng hệ thống, ví dụ như:

    Mức độ ảnh hưởng (M)ĐiểmVí dụ minh hoạ
    Không đáng kể1Hầu như không ảnh hưởng chất lượng
    Nhẹ2Ảnh hưởng ít đến chất lượng hoặc chí phí tổn thất do rủi ro dưới 100 USD
    Trung bình3Ảnh hưởng nhiều đến chất lượng hoặc chí phí tổn thất do rủi ro dưới 1000 USD
    Nghiêm trọng4Ảnh hưởng lớn đến chất lượng, hoặc dừng chuyền (gián đoạn) sản xuất hoặc chí phí tổn thất do rủi ro dưới 10.000USD
    Rất nghiêm trọng5Ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng, chi phí lớn hơn 10.000 USD, hay gây tê liệt sản xuất hoặc làm mất khách hàng.

    –     Tiêu chí đánh giá định lượng cho khả năng xảy ra (K): quy định cụ thể từng hệ thống (, nhưng tuân thủ nguyên tắc sau:

    Khả năng xảy ra (K)ĐiểmVí dụ minh hoạ
    Liên tục5Xảy ra hàng ngày
    Thường xuyên4Xảy ra hàng tháng
    Thỉnh thoảng3Xảy ra hàng quý
    Khó xảy ra2Xảy ra hàng năm
    Rất hiếm khi xảy ra1Chưa từng xảy ra

    b. Xác định cấp độ rủi ro:

    Cấp độ rủi ro được phân thành 3 cấp độ như sau:

    Cấp độ rủi ro cao (cấp A): Đối với số điểm rủi ro từ 15 đến 25

    Cấp độ rủi ro trung bình (cấp B): Đối với số điểm rủi ro từ 6 đến 12

    Cấp độ rủi ro thấp (cấp C): Đối với số điểm rủi ro từ 1 đến 5

    Khi kết quả rủi ro thuộc cấp độ A và cấp độ B, Phải xây dựng biện pháp hành động giải quyết rủi ro và cơ hội. Đối với cấp độ C thì khuyến khích các bộ phận đưa ra biện pháp đối ứng.

    Biện pháp giải quyết rủi ro có nhiều cách, tuy nhiên có thể chia làm 4 loại chính:

    Loại bỏ rủi ro: đối với những rủi ro có khả năng loại bỏ được thì chúng ta loại bỏ hoàn toàn theo như hành động khắc phục.

    Giảm thiếu rủi ro: đối với những rủi ro chúng ta không thể loại bỏ hoàn toàn do bản chất rủi ro hay do năng lực tổ chức thì chúng ta thực hiện các biện pháp để giảm thiểu chúng ở mức chấp nhận được. Ví dụ: tỷ lệ hàng hư trong quá trình sản xuất không bao giờ bằng 0, chúng ta chỉ thực hiện các biện pháp để tỷ lệ hàng hư ở mức chấp nhận được.

    Chuyển rủi ro: chuyển rui ro cho bên ngoài, cụ thể như mua bảo hiểm, hoặc yêu cầu nhà cung cấp cam kết bồi thường khi có vấn đề chất lượng nguyên liệu, …

    Chấp nhận rủi ro: đối những rủi ro khả năng xảy ra rất thấp hoặc rủi ro mà khả năng ảnh hưởng nó thấp chúng ta chấp nhận chúng không cần đưa ra biện pháp xử lý.

    Đánh giá rủi ro theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

    Trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu chúng ta xác định các rủi ro và cơ hội cho hệ thống chất lượng gồm 2 lĩnh vực chính:

    Một là rủi ro từ bối cảnh tổ chức (a);

    Hai là rủi ro từ các quá trình (b);

    Rủi ro từ các bên liên quan (c):

    Rủi ro nhóm a và b là rủi ro thuộc về hệ thống quản lý và rủi ro nhóm c là rủi ro về tác nghiệp (quá trình hoạt động).

    a. Rủi ro từ bối cảnh tổ chức

    Việc đầu tiên chúng ta phải xác định bối cảnh tổ chức. Tương ứng với mỗi vấn đề chúng ta xác định rủi ro của chúng. Sau đó, tiến hành đánh giá mức độ rủi ro như mục c.

    Ví dụ: xác định rủi ro công ty sản xuất phân vi sinh:

    Phân tích rủi ro bối cảnh tổ chức 4.1
    Vấn đềNội dungRủi roCơ hội
    Bên ngoàiMôi trường cạnh tranh gây gắtMất khách hàngCải tiến sản phẩm và phát triển sản phẩm mới
    Nhiều đối thủ mới hình thànhThị trường bị chia nhỏ
    Yêu cầu luật định ngày càng caoKhông đáp ứng được yêu cầu 
    Bên trongNăng lực nhân viên chưa đáp ứngThực hiện công việc không đảm bảo yêu cầuĐào tạo nhân viên
    Thiết bị Lạc hậuTạo nhiều sản phẩm lỗi và không đạt yêu cầu về tiến độMua thiết bị mới

    b. Rủi ro các bên liên quan:

    Việc đầu tiên chúng ta phải xác định các bên liên quan ảnh hưởng đến tổ chức, tương ứng với mỗi bên quan tâm chúng ta xác định rủi ro của chúng. Sau đó, tiến hành đánh giá mức độ rủi ro như mục c.

    Phân tích rủi ro bên quan tâm 4.2
    Bên quan tâmNhu cầu và mong đợi của họRủi roCơ hội
    Khách hàngGiao hàng đúng hạnGiao hàng không đúng hạn/ Khách hàng không hài lòngCải tiến chuyền sản xuất, cân bằng line, rút ngắn thời gian sản xuất
    Hàng hoá đảm bảo chất lượngHàng hoá không đảm bảo chất lượng ổn định/ Mất khách hàngCải tiến hoạt động kiểm soát chất lượng
    Giá cả hợp lýGiá cao/mất khách hàngCải tiến giá thành
    Nhà cung cấpĐặt hàng ổn địnhĐặt hàng không ổn định/mất nhà cung cấp có năng lực 
    Thanh toán đầy đủ và đúng hạnThanh toán không đúng hạn/Mất nhà cung cấp có năng lực 

    c. Rủi ro từ quá trình sản xuất:

    Phần phân tích rủi ro này là tiếp cận theo quá trình, tức là phân tích theo dòng chảy quá trình PDCA. Phần này tôi đã trình bày 

    Quá trình/ hoạt độngFlow chartMối nguyRủi roKhả năng xảy raMức độ  ảnh  hưởngMức độ rủi roChiến lược giải quyếtBiện phápTheo dõi sự xuất hiện mối nguy(số lần/tháng)
    Mua hàngYêu cầu mua hàngSai thông tinMua hàng sai chủng loại/thiếu nguyên liệu248Giảm thiểu–    Xây dựng quy trình mua hàng và yêu cầu xác nhận trước khi mua. 
    Phê duyệtChậm trễThiếu nguyên vật liệu sản xuất339Giảm thiểu–    Phân quyền phê duyệt mua hàng. 
    Chọn nhà cung cấpĐánh giá sai / không khách quanNhà cung cấp không đủ năng lực248Loại bỏ–    Xây dựng quy trình và tiêu chí đánh giá NCC–    Thực hiện đánh giá trước khi mua và đánh giá định kỳ 
    Tiến hành đặt hàngĐặt nhằm hàngMua hàng sai chủng loại/thiếu nguyên liệu236Giảm thiểu–    Yêu cầu TP. Kiểm tra trước khi gửi NCC;–    Khi gửi CC đơn hàng cho các phòng ban liên quan. 
    Nhận hàngHàng về trể/hàng bị giảm chất lượngThiếu nguyên liệu3412Chuyển rủi ro–    Lập hợp đồng yêu cầu NCC bồi thường khi giao hàng trễ hạn. 
    Kiểm traKhông phát hiện hàng kém chất lượngPhát sinh hàng nhiều hàng NG144Chấp nhận  
    Nhập khoHư hỏng do bảo quản không tốtThiệt hại tài chính236Giảm thiểu–    Thiết lập điều kiện bảo quản;–    Thực hiện kiểm tra điều kiện bảo quản hàng tuần. 

    Sau khi phân tích và đưa ra biện pháp giải quyết rủi ro, tổ chức phải theo dõi tần suất xuất hiện của các rủi ro này. Định kỳ hàng quý hay hàng năm rà soát lại rủi ro và đánh giá lại tần suất xuất hiện dựa trên kết quả theo dõi sự xuất hiện mối nguy.

    Related Articles

    LEAVE A REPLY

    Please enter your comment!
    Please enter your name here

    Kết nối với chúng tôi

    8,695FansLike
    585FollowersFollow
    304SubscribersSubscribe
    - Thông tin công ty -spot_img

    Bài viết mới nhất

    0843 143 143
    error: Thông báo: Nội dung được bảo vệ !!